産業廃棄物の排出事業者はその処理を業者に委託する場合、「産業廃棄物マニフェスト」を発行することが定められています。産業廃棄物に関するマニフェストは、産業廃棄物とともに排出事業者から委託業者へと渡り、処分が終了するまでの作業の流れを確認するためのものです。排出事業者・運搬業者・処分業者がそれぞれ保管する控えが3枚、運送業者が排出事業者に運送終了報告として返送をする1枚、処分業者が運送業者に処分作業終了報告として返送をする1枚、さらには処分業者が排出事業者に中間処分業務終了報告、最終処分作業終了報告として返送をする2枚、合計7枚の複写式となっています。

排出事業者と各委託業者はある一定の期間保管をする義務がありますが、このマニフェストはいつまで保管すればよいのでしょうか。また、万が一マニフェストを紛失した場合どうしたらよいのでしょうか。

この記事ではマニフェストの保管期間、紛失した場合の対応、保管方法について解説します。

産業廃棄物マニフェストの保管期間

産業廃棄物マニフェストは廃棄物の処理が適正に実施されたかどうかを確認するために作成される書類で、産業廃棄物の排出事業者がその処理を委託する際に発行されます。産業廃棄物マニフェストは7枚の複写式となっており、A票、B1票、B2票、C1票、C2票、D票、E票に分けられ以下のように扱われます。

• A票：排出事業者の控え、保存用。
• B1票：収集運搬業者の控え、保存用。
• B2票：収集運搬業者から排出事業者に返送されることで中間処理・最終処分業者への運搬終了を確認し、排出事業者が保存をする。
• C1票：処分業者の控え、保存用。
• C2票：処分業者から収集運搬業者に返送されることで処分終了を確認し、収集運搬業者が保存をする。
• D票：処分業者から排出事業者に返送をすることで処分終了を確認し、排出事業者が保存する。
• E票：処分業者から排出事業者に返送をすることで最終処分終了を確認し、排出事業者が保存をする。

事業者ごとに保管するマニフェストの一覧表は後述します。

保管期間はマニフェストの種類によって異なるため注意が必要です。
A票は交付から5年、B1からE票は返送され受け取った日からそれぞれ5年と定められています。7枚の票のうち、E票は最後に排出事業者に返送をされ保管期間が一番長いので、排出事業者はE票を受け取った日に合わせて他の伝票も一緒に5年間保管しておくとよいでしょう。

産業廃棄物マニフェスト（紙）を紛失してしまったら？

排出事業者が産業廃棄物の処分を委託する場合、処分が終了するまで時間がかかることがあります。その間にマニフェストがどこに行ったか分からなくなるなど、紛失する事態が起きることがあります。

万が一排出事業者がマニフェストを紛失した場合、紛失する前の処理工程の業者が保管しているマニフェストをコピーして代用することができます。紛失したマニフェストとして代用できるマニフェストは下の表のとおりです。

排出事業者が紛失したマニフェストをコピーで補う場合

マニフェストをコピーして代用する場合、どのマニフェストがどこの事業者の手元で保存されているかを知っておく必要があります。7枚のマニフェストの保存先を整理すると、次のようになります。

基本的に産業廃棄物マニフェストの再発行は不可

マニフェストは紛失した際、再発行することは認められていません。
再発行を認めた場合、世の中に同じ廃棄物を扱うマニフェストが2つ存在することになり、再発行をした後に紛失したマニフェストが見つかり紛失した方のマニフェストを廃棄すると、マニフェストの保管義務違反となるためです。

また、紛失への対応を先延ばしにして紛失していることが発見されても、保管義務違反となります。したがって、紛失することがないよう管理に注意するとともに、紛失していることが分かった場合はすぐに対応することが重要です。

産業廃棄物マニフェストの保管方法

マニフェストを紛失しないようにするには、どのようにすればよいでしょうか。

マニフェストの保管方法は各企業に任せられています。しかし、5年もの長い期間保管しなければならないため、取引先が多い場合は管理が大変になり現場や事務方の負担も大きくなります。したがって、きちんと整理してファイリングすることや帳簿付けを行うなど紛失を防ぐ工夫が必要です。

具体的な方法としては、次のような方法があります。

一つは、ボール紙などの厚紙を表紙にしてつづり紐で月ごとにまとめる方法です。廃棄物の種類や取引先が多い場合は、種類別、取引先別、期間別につづるのがよいでしょう。

もう一つは、表紙付きのバインダーでとじる方法です。バインダーの場合は立てられるので、あらかじめ月にどの程度の厚さになるかがわかっていれば、バインダーの厚さを決めて管理をすると便利でしょう。

ファイルは次々とたまるため、1年分をまとめて大きい箱や収納場所に移すなど、期間を決めてまとめるなど工夫をするとよいでしょう。ファイルは後から探しやすいように、項目を立てて分けておくことがポイントです。

電子マニフェストへ移行も検討を

紙の産業廃棄物マニフェストの管理は手間がかかり、スペースも必要になります。より効率的に管理を行えるようにするには、電子マニフェストへの切り替えをおすすめします。
電子マニフェストはサーバーに保管されるため書類を紛失する心配がなく、保管の手間がかからないうえに保管スペースも必要ありません。そのため効率的にミスなく管理ができるようになります。

また、電子マニフェストでは紙マニフェストに適応されていた保管義務がなくなります。データは情報処理センターに保管されるため、排出事業者による保管は必要ありません。
紛失のリスクや書類管理の負担を減らすために、電子マニフェストへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

産業廃棄物マニフェストには紙のマニフェストと電子マニフェストの2つのタイプに分類されます。紙マニフェストでの保管、作業、集計は非常に手間がかかり、複写式なのでつづって保管すると紙マニフェストが汚れてしまうこともあります。
また、5年間の保管義務があるので保管場所が必要です。中でも心配なのは紛失してしまうことで、慎重な取り扱いが求められます。
しかし、電子マニフェストの場合はパソコンで入力するだけのため、紙の場合のような管理作業や保管スペースが不要になり、保管義務もありません。産業廃棄物の効率的な管理をお望みなら、電子マニフェストに移行することをおすすめします。

株式会社山本清掃は、京都市から優良認定を受けている産業廃棄物処理業者です。収集運搬から中間処分、リサイクルまで一貫した処理ができる点が強みです。信頼できる産業廃棄物処理業者を探している人は、ぜひご利用をご検討ください。